Consulat du Burkina Faso de Nice

Préparer et gérer sa mission

lundi 16 décembre 2013

PREPARER ET GERER SA MISSION

 

Toute mission au Burkina Faso, si courte soit-elle, doit faire l'objet d'une préparation minutieuse au risque de perdre beaucoup de temps.... et donc d'argent !

 

PREPARER SA MISSION

 

Il est indispensable de suivre régulièrement un projet, important que sur place au Burkina Faso, les gens puissent voir que le projet est suivi de près ; cela évite la mauvaise gestion et la perte de matériel.

 

Le suivi financier doit être extrêmement rigoureux avec pièces comptables à l'appui (plusieurs devis, négociations, paiement en plusieurs tranches, factures....). La loi burkinabè est quasiment la même qu'en France (y compris pour les associations de droit burkinabè) ; il est donc possible de se procurer des devis, des reçus et des factures en bonne et due forme, même si certains vous feront croire qu'il n'est pas possible d'établir le moindre papier.
Il faut parfois insister lourdement pour avoir ces pièces comptables : aussi faut-il prendre des garanties avant d'entamer les travaux et ne solder les paiements qu'après avoir reçu toutes les factures détaillées (et non pas la copie rebaptisée du devis).

 

Ce suivi est indispensable pour une comptabilité impeccable de l'association en France, pour une crédibilité vis à vis des membres de l'association qui vous réclameront tôt ou tard des comptes mais également une crédibilité sur place au Burkina Faso.

 

L'association doit agir comme si elle était une entreprise, avec toutes les garanties que peut prendre une entreprise. Les états d'âme personnels n'ont rien à faire dans ce type d'action. Si l'association n'a pas de compétence particulière dans un domaine dans lequel elle  veut se lancer (forage, construction d'école, pose de panneaux photovoltaïques ....), elle doit absolument se renseigner auprès d'autres associations qui ont déjà travaillé sur des chantiers analogues afin de se partager bons conseils et bonnes adresses ou bien chez les ONG " Sans frontières " (Ingénieurs sans frontières, Hydraulique sans frontières, électriciens sans frontières ....)

 

 

1- Missions courtes

 

Les associations partent souvent pour des missions courtes, afin de vérifier sur place l'avancée d'un projet ; en moyenne 10 jours par an.
Il est indispensable en effet d'aller  une fois par an au minimum pour se rendre compte de la réalité d'un projet en cours ; il est difficile de tout suivre à distance malgré toute la confiance que l'on peut avoir envers le correspondant, difficile de comprendre les problèmes et pourquoi le projet avance mal voire pas du tout.

Ces missions sont importantes également pour que l'association française ne perde pas le fil avec la réalité du Burkina, cela permet de nourrir les liens, voire d'emmener des membres nouveaux qui ne sont jusqu'alors jamais allé au Burkina.

Malheureusement ces voyages coûtent chers, le voyage est la plupart du temps à la charge des adhérents (tout comme les vaccins, le visa....). La brièveté du séjour sur place empêche de suivre de près les réalités du projet, chercher et  trouver des solutions autres que celles préconisées, aller voir des personnes réellement compétentes afin de demander conseil .... C'est un voyage éclair souvent insuffisant pour une véritable efficacité.

 

Ces associations jonglent souvent avec un budget très serré et on peut noter que nombre d'entre elles n'y vont plus que tous les deux ans ; ce qui est totalement insuffisant pour un bon suivi.

Ce budget serré empêche de trouver ou chercher d'autres solutions en cas de problèmes, au risque de laisser l'association s'étioler. Pourtant il y aurait d'autres idées :

 

- Chercher d'autres associations qui travaillent dans le même secteur et se partager le travail  ; lorsqu'une association se rend sur place, elle en profite pour visiter le chantier de l'autre association afin de pouvoir suivre le chantier - parfois avec un regard neuf - et redresser la barre en analysant les problèmes rencontrés, amener ou ramener un dossier, prendre des photos etc.... à charge de revanche lorsque la première association se rend sur place à son tour.

 

- Chercher sur place une petite société qui pourrait faire ce travail de surveillance à la place de l'association. Les associations sont souvent réticentes à employer ces sociétés privées, estimant que l'argent peut être mieux employé ailleurs ; c'est un tort ! Ces sociétés sont sur place, elles connaissent leur métier et possèdent des solutions souvent inconnues des associations, elles connaissent les lois du pays ; et il suffit de faire le calcul des dépenses occasionnées pour s'apercevoir que ce système est parfaitement rentable ( prix des billets d'avion - prix des visas - prix des vaccins - cadeaux à amener - majoration des prix d'un chantier qui n'a pas été suivi .....).

 

Dans le même ordre d'idées mais plus simple, il existe des vérificateurs de travaux, soit indépendants, soit salariés d'une entreprise, que vous allez payer simplement pour aller vérifier la bonne avancée des travaux.

Tout dépend des besoins de l'association.

 

Un tout autre aspect de la question : un groupe veut partir pour le Burkina avec un projet en poche, ou bien donner un coup de main quelconque mais sans que personne n'ait jamais mis les pieds au Burkina Faso. Il y a deux aspects importants dans les préparatifs :

 

- la préparation matérielle. Sans être simple (surtout la première fois) elle ne pose guère de problème si on s'y prend à l'avance. Voir cette page de " préparation au voyage "

 

- la préparation spirituelle. Se documenter sur le pays à travers des sites ou des guides, mais surtout prendre contact avec une personne ou une association habituée à se rendre au Burkina pour la rencontrer plusieurs fois : comment s'habiller, quoi amener comme cadeaux, la nourriture, les habitudes, les horaires, la médication ...... en bref, se préparer l'esprit au voyage : on gagne sur place beaucoup de temps lorsque l'adaptation se fait rapidement.

 

 

 

Une fois tous les préparatifs établis, il faut faire une feuille de route : définir les objectifs précis de la mission et se partager le travail au sein de l'équipe qui se rend sur place. Prendre les rendez-vous à l'avance, définir le travail à réaliser sur place et le matériel utile, vérifier si les personnes à rencontrer seront bel et bien présentes sur place...... sans hésiter à appeler plusieurs fois.
Même si le programme sur place subira les aléas d'une mission en Afrique, cela permet de centrer le principe de la mission.

 

2- Missions longues

 

Ces missions longues demandent une préparation plus minutieuse, on n'emmène pas les mêmes affaires, on ne part pas avec la même mentalité.

 

Ces missions concernent des associations qui vont s'installer plusieurs mois, ou bien une personne envoyée par une entreprise, un journaliste, une infirmière ou un médecin, un spécialiste en agriculture, un étudiant en travail de thèse, etc... toute personne amenée à partir plusieurs mois voire plusieurs années.

 

Les démarches sont plus simples lorsqu'il s'agit de membres d'une association habituée à se rendre sur place régulièrement lors de courtes missions : ils connaissent les lieux, ont des adresses et des habitudes.

Par contre les préparatifs sont plus compliqués lorsque la personne ne s'est jamais rendue dans le pays et doit se rendre en brousse. Il est indispensable de prendre contact avec les associations qui travaillent localement, prendre énormément d'adresseset de numéros de téléphones. Voir son médecin pour évaluer ensemble les différentes pathologies existantes sur place.
Si la personne est envoyée par une ONG, celle-ci en général s'occupe de préparer le candidat au voyage ; mais ce n'est pas le cas partout.
 

Il existe des stages préparatifs pour se préparer au voyage : apprendre à conduire une 4/4, à changer une roue, à se soigner, apprendre à cuisiner sur feu de bois, à gérer le stress en cas de conflits, à se repérer avec une carte et une boussole.... Ces stages sont payants (parfois chers) mais permettent de réaliser avant le départ le type de situation auquel on risque d'être confronté.

 

 

 

BONNES ADRESSES

 

 

- Société proposant des stages de formation pour préparer au voyage :

 

Kermeur - Société basée dans plusieurs pays, elle prépare aux missions et voyages : risques, géopolitiques, mécanique ....... Voir le site internet

 

DOCUMENTS

 

- Documents de travail d'ONG au Sénégal mais qui peut donner de très bonnes idées

 

(Photos A. Chalamon)